Het Huishoudelijk Reglement van de Nederlandse Vereniging voor Assistenten in de Mond-Kaak-Aangezichtschirurgie (NVAMK) is opgesteld om de goede werking van onze vereniging te waarborgen en om richtlijnen te bieden voor het gedrag en de verantwoordelijkheden van onze leden. Dit document dient als aanvulling op de statuten van de NVAMK en bevat specifieke voorschriften die betrekking hebben op operationele en organisatorische aspecten van onze vereniging.

Hieronder vindt u een samenvatting van de belangrijkste bepalingen in ons Huishoudelijk Reglement:

Artikel 1.
De leden zijn verplicht om binnen veertien dagen na hun verhuizing het secretariaat hiervan op de hoogte te stellen.

Artikel 2.
De leden zijn verplicht de contributie te voldoen voor de eerste maart van het betreffende verenigingsjaar.
Blijft men in gebreke dan wordt het bedrag met administratiekosten verhoogd. Daarna zal een incasso plaatsvinden.
Wordt men in het verloop van het verenigingsjaar lid, dan is men slechts het betreffende jaardeel aan contributie verschuldigd vanaf de eerste maand van aanmelding; men is verplicht om de contributie uiterlijk drie maanden na aanmelding te voldoen.

Artikel 3.
Bij op toetreding tot de vereniging ontvangen de leden een exemplaar van het huishoudelijk Reglement en kunnen op verzoek een kopie van de statuten van de vereniging krijgen.

Artikel 4.
In dit reglement wordt, tenzij uit het zinsverband anders blijkt, verstaan onder:

• Statuten: de statuten van de NVAMK
• Bestuur: het dagelijks bestuur van de NVAMK
• Algemene Vergadering: de algemene jaarvergadering van de NVAMK
• Huishoudelijk Reglement: het huishoudelijk reglement (HHR) van de NVAMK

Artikel 5.
Het bestuur draagt zorg voor de naleving van de statuten en het HHR.

Artikel 6.
Naast de artikelen 13,14 en 15 van de statuten, wordt de frequentie van bestuursvergaderingen bepaald op 4 maal per jaar, met in achtneming van een zomerreces.
Een schriftelijke convocatie alsmede de notulen van d vorige bestuursvergadering worden tenminste tien dagen voor de vergadering aan de bestuursleden toegezonden.

Artikel 7.
De voorzitter:

• Leidt de bestuurs- en algemene vergaderingen;
• Coördineert de werkzaamheden van de overige bestuursleden en van de commissies;
• Stelt in overleg met de secretaris de orde van de vergadering vast;
• Zorgt ervoor dat de bepalingen van de Statuten en HHR worden nageleefd en dat de besluiten genomen in de bestuurs- en algemene vergaderingen worden uitgevoerd;
• Bewaakt de (algemene en financiële) beleidslijnen;
• Is bevoegd de spreektijd van de bestuursleden en leden bij iedere agendapunt te limiteren en de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 8.
De secretaris:

• Is belast met het opstellen van de c.q. doen opstellen van de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen en van de commissies;
• Redigeert en verzendt uitgaande stukken, circulaires, aankondigingen en de ledenlijsten;
• Verzorgt en beheert het archief;
• Draagt zorg voor de geregelde afdoening van de ingekomen/uitgaande stukken
• Houdt het ledenbestand bij.

Artikel 9.
De penningmeester:

• Is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de vereniging;
• Heeft procuratie over bank-, kas- en girorekeningen;
• Verzorgt jaarlijks een financieel overzicht en is belast met het opstellen van een begroting voor het komende jaar;
• Int de contributies en andere inkomsten van de NVAMK;
• Is niet verantwoordelijk voor de te korten die buiten zijn toedoen zijn ontstaan.

Artikel 10.

1. Bij ontstentenis van de secretaris, of een van de andere bestuursleden worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meerdere door de vereniging gekozen leden.
2. Blijvende ontstentenis van een of meerdere bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
3. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als interim-bestuur.

Artikel 11.
Het bestuur is verplicht de notulen van de bestuursvergaderingen in de eerstvolgende bestuursvergadering te bespreken en bij acceptatie door de voorzitter en de secretaris te ondertekenen.

Artikel 12.

1. Aan de leden van het bestuur worden vergoedingen gegeven voor de reële kosten die zij voor de vereniging hebben gemaakt.
2. Indien de bestuursleden hun dagelijkse functie bovenmatig moeten verlaten voor de vervulling van werkzaamheden hen door de vereniging opgedragen, kan hen (op hun verzoek) een vergoeding worden toegekend. De hoogte hiervan wordt door het bestuur vastgesteld en op de algemene vergadering wordt hierover verantwoording afgelegd.
3. Het bestuur kan artikel 13 lid 2 toepassen op de door het bestuur aan te wijzen leden.
4. Vergoedingen/declaraties worden d.m.v. een speciaal gemaakt declaratieformulier ingediend bij de penningmeester.

Artikel 13.

1. Het verenigingsorgaan/nieuwsbrief verschijnt tenminste 1 maal per jaar
2. De redactie beslist over de omvang en de inhoud van het orgaan, met dien verstande dat mededelingen van het bestuur en commissies tijdig worden aangeleverd.
3. Leden en buitengewone leden die aan financiële verplichtingen hebben voldaan krijgen het verenigingsorgaan kosteloos toegezonden.
4. Het bestuur stelt een redactiecommissie samen, die belast is met het redigeren van het verenigingsorgaan. In deze commissie heeft tenminste een bestuurslid zitting of is daarvoor aanspreekbaar.

Artikel 14.

1. Leden van een tijdelijke commissie worden door het bestuur aangewezen, die van een permanente commissie op voordracht van het bestuur worden door de algemene vergadering gekozen.
2. In commissies kunnen worden benoemd leden en niet leden.
3. Het archief van een commissie wordt bij ontbinding aan het bestuur overgedragen.
4. Een permanente commissie blijft zolang in functie tot zij door een algemene vergadering wordt ontbonden.
5. Een commissie, met uitzondering zoals benoemd in de Statuten artikel 16 lid 5, bindt de vereniging niet.
6. De vergaderfrequentie wordt door iedere commissie zelf vastgesteld met een minimum van 1x per jaar. De vergaderdata worden tevoren aan de secretaris van het bestuur bekend gemaakt.
7. Van de werkzaamheden en vergaderingen wordt een schriftelijk verslag naar de secretaris van het bestuur gezonden.
8. Iedere commissie kiest een voorzitter uit haar midden die tevens haar woordvoerder is. Commissies kunnen slechts na verkregen toestemming van het bestuur externe adviseurs raadplegen.
9. Opdrachten van het bestuur aan commissies worden schriftelijk gegeven. De opdrachten dienen nauwkeurig omschreven te worden en dienen tevens een termijn te bevatten.

Artikel 15.
Tot wijziging van dit HHR kan slechts worden besloten op een algemene vergadering met een meerderheid van tenminste twee-derde van het aantal geldige uitgebrachte stemmen en mits de voorstellen tot wijziging van het HHR in de agenda van de vergadering zijn vermeld.